En el Mundo de hoy se han complementado 2 cuestiones:En primer lugar, nos acostumbramos a ver información estructurada y presentada en forma gráfica todo el tiempo: la evolución de precios del dólar, del bitcoin, del índice de inflación, etc.
Pero esto no solo se limita a información económica/financiera: por ejemplo, desde que comenzó la pandemia, también comenzamos a recibir información numérica y gráfica de cantidad de nuevos casos de COVID y su curva de contagios, etc.
El motivo por el cual la información se nos presenta de forma gráfica tiene su razón de ser: es simple y fácil de recibir e interpretar para las personas. Nos gusta mirar gráficos e imágenes.
Si estos gráficos son bien presentados (información correcta, relevante y no sesgada) nos pueden dar en cuestión de segundos un pantallazo de la situación pasada, presente (y hasta futura?).
Esto nos permite ayudar a nuestro (demandado) cerebro en la tarea de analizar situaciones, sacar conclusiones y tomar decisiones.
En segundo lugar, otro fenómeno que se ha dado, es el de contar con aplicaciones, “apps” (antes les decíamos “programas”) que nos permiten cumplir con tareas, necesidades y solucionar problemas de todo tipo, que antes cumplíamos o solucionábamos de otra forma.
Estas aplicaciones las utilizamos en nuestro/s dispositivo/s preferencia: la computadora y/o el celular y/o la Tablet.
La fácil instalación, utilización y el hecho de que muchas sean “gratuitas”, lo que ha generado un boom de aplicaciones en los celulares y tablets. También tuvimos un crecimiento de las llamadas “web apps”, que son justamente programas presentados en forma de página web, con el beneficio de no tener que instalar nada. Simplemente accedemos a un sitio web cuando queremos utilizarlo. Esto se ha visto mucho en el mundo empresarial, con softwares completos migrando a la Nube, pudiendo acceder desde cualquier dispositivo con nuestro usuario y clave.
La pregunta
Estas 2 situaciones, que se “venían venir” en un escenario pre pandemia, han ganado desde 2020 un impulso impresionante, por la posibilidad de resolver problemas sin tener que movilizarnos desde nuestra casa, imprimir formularios, permitiéndonos hacer home office y, muchas veces, sin siquiera tener que usar el teléfono celular para su función original: la de realizar llamados telefónicos.
Este nuevo escenario despierta a muchos emprendedores, empresarios y administradores una gran incógnita:
Si hay aplicaciones para informarse de todo, puede mi Negocio tener su app de información?
Bueno, esto nos lleva a responder inicialmente que el desarrollo de una App lleva muchas horas de trabajo (y su consiguiente costo económico), que están orientadas a públicos numerosos y que tienen que resolverse varias cuestiones de la seguridad de la información, que no son triviales.
Sin embargo, hay cada vez más soluciones orientadas a grupos de trabajos más o menos grandes, orientadas a allanar el camino.
El Power BI
Para llegar a obtener una app de gráficos de información de Negocio he probado varias alternativas (por ejemplo, AppSheet, Dash/Plotly, Wayscript), que en mi caso no resultaron satisfactorias.
Por otro lado, una solución que personalmente he probado con buena relación costo/beneficio es el Power BI de Microsoft (https://powerbi.microsoft.com/es-es/ )
Esta herramienta genera visualizaciones interactivas en forma de tableros (Dashboards) para cotejar información y métricas relevantes/importantes del Negocio, ayudando a la toma de decisiones.
El input para estos Tableros, proviene de fuentes de datos de la empresa organizados preferentemente en forma de tablas (datos estructurados).
Pueden ser orígenes de datos simples como archivos Excel o .csv, hasta orígenes más complejos como páginas web, base de datos SQL, enlaces OData o APIs.
Los Tableros se presentan en forma visual o planilla, interactiva, simple, auto explicada y comparativa con la información histórica que creamos necesaria, ya que se permite al usuario final, filtrar por fechas, cuentas, clientes o unidades de negocio.
De esta manera, logramos tener la App de nuestra Empresa, ya que los tableros Power BI, se pueden consultar tanto en un servicio de internet (web app), como en una aplicación para celulares. También se pueden generar los reportes en PDF, para usuarios que prefieran imprimir o no se sientan cómodos utilizando gráficos dinámicos.
Otro tema importante es que la seguridad de la información la resuelve Microsoft, ya que los Tableros que generamos y publicamos (la app de nuestra empresa) quedan alojados en sus servidores y solo se pueden acceder a ellos con usuario y clave de Power BI.
Para finalizar y no menos importante: ¡hay posibilidades de utilizar una versión gratuita!
En este caso, (y dado la gran competencia que hay en el campo de las aplicaciones de gráficos interactivos para Negocios) Microsoft implementó una estrategia “freemium”. Esto quiere decir que nos permite acceder una cuenta gratuita y, si queremos contar con mas funciones, deberemos pagar por una cuenta Pro o Premium.
Con la cuenta gratuita, podremos descargar y utilizar sin límites la aplicación para generar los tableros (PowerBI Desktop, https://powerbi.microsoft.com/es-es/desktop ), la aplicación para celulares (https://powerbi.microsoft.com/es-es/mobile ), el servicio web y hasta poder programar una actualización automática de los Tableros. Lo que no podremos hacer, es compartir nuestros tableros con otros usuarios.
Conclusión
Para ir cerrando, más allá de la posibilidad de contar con una app para nuestro Negocio utilizando Power BI, no debemos perder el foco de que lo importante está en el Fin (contar con información importante de nuestro negocio en tiempo y forma) y no en las herramientas que utilicemos para alcanzarlo.
Con esto quiero decir, que es posible que al día de hoy nuestros requerimientos de información para tomar decisiones o conocer una situación, se puedan solucionar con un email con un gráfico o reporte adjunto o link a un archivo compartido, pautando que nos envíen a cierta hora, con contenido pre definido y consensuado.
Una vez sabido:
- cual es la información relevante,
- cómo la quiero analizar,
- a qué hora y con qué frecuencia,
- quien va a ser la persona encargada de generarla,
- con qué gráfico la puedo entender mejor, etc.
Podremos ir avanzando a una siguiente etapa, y así sucesivamente.
Es recomendable evaluar y adaptarse a cada situación y equipo de trabajo, hacer un examen de costo/beneficio, procurando trabajar de forma incremental (mejorando cada día “paso a paso”)
