Uno de los 7 habilitadores tecnológicos para la transformación digital
Continuando con el análisis de aquellos habilitadores tecnólogicos que hacen posible la transformación digital en las empresas, y luego de habernos referido a la (AI) Inteligencia Artificial, hoy mencionaremos la RPA o Automatización Robótica de procesos.
Conozcamos primero su definición:
Por empezar, la automatización robótica de procesos es una herramienta de software fácil de usar ,que permite la automatización de los procesos de negocio, al replicar las acciones de un ser humano interactuando con la interfaz de usuario de un sistema informático.
Al escuchar hablar de automatización robótica solemos confundirnos con robots físicos que vienen a reemplazar las tareas de las personas. Así mismo, tampoco son las herramientas de software las que reemplazarán las tareas, sino que realizarán aquellas que son repetitivas para ahorrar tiempo y poder utilizar el mismo en tareas donde las personas puedan aportar mayor valor.
Con la capacidad de automatizar tareas repetitivas, RPA proporciona rendimientos significativos a quienes deciden invertir tiempo y energía en hacer que funcione para los procesos de su negocio.
Los robots están comenzando a ser cada día más comunes en nuestra vida, y sin dudas, lo serán en nuestros negocios. La Automatización Robótica de procesos o RPA es el caso: una herramienta prometedora que ayuda a las empresas de todo tipo y tamaño a optimizar sus operaciones y costos, contribuyendo al mismo tiempo para que sus trabajadores lo dediquen a las tareas que realmente los motivan.
RPA busca automatizar sobre todo aquellas tareas odiosas. Parece extraño pero estas tareas, aunque para las personas sean rutinarias y aburridas, no suelen reclamar para que sean optimizadas. Se ha adoptado que esta es la forma en la que el proceso funciona y por ser tan demandantes de tiempo no permiten que los equipos que las realizan dediquen un momento para revisar el proceso y buscar mejorarlo.
Algunos ejemplos de Automatización Robótica de procesos:
Control y administración del gasto:
Es cierto que existe una gran alternativa de opciones de software para realizar esta función, pero las soluciones de RPA pueden llegar a ser mucho más eficientes. Pueden realizar tareas específicas como, por ejemplo, la extracción automática de campos importantes de recibos o facturas necesarias para cada tarea a desarrollar.
Gestión y mantenimiento de proveedores:
Al igual que con los clientes, la gestión de proveedores requiere de un control exhaustivo y seguimiento de su rendimiento. Todas las tareas relativas al conocimiento, comunicación y gestión de proveedores se pueden organizar y automatizar sin perder eficacia.
Categorización de productos:
Especialmente en el caso de las empresas minoristas, la gestión de productos incluye labores tan repetitivas y tediosas como la actualización de código de artículo o número de referencia con el producto. Se pueden utilizar los robots para automatizar este proceso, lo que ahorra miles de horas de trabajo.
Trading Algoritmico:
En su definición más simple podríamos decir que el trading algorítmico es: ”una forma de inversión en los mercados financieros que se basa en algoritmos, reglas y procesos automatizados”. Como su definición lo indica, el trading algorítmico podemos decir que se trata de un ejemplo más de RPA.
Cuales son sus beneficios:
Una de las grandes ventajas de la Automatización Robótica de procesos, es que puede considerarse como una solución “liviana”, en el sentido que necesita poca participación por parte del equipo de IT para su implementación. Por otro lado, los equipos de las áreas funcionales de la organización pueden aprender a configurar los robots para que los ayuden en la automatización de sus tareas y procesos, pero lo más importante, lo pueden hacer sin necesidad de contactar al área técnica de la empresa o el proveedor que haya implementado el servicio de RPA en la compañía. Se suelen capacitar y definir equipos dentro de las mismas áreas responsables de la configuración del mismo, llamados centros de excelencia.
A su vez, se considera a RPA como una solución liviana porque sólo interviene en la capa del sistema visible a los usuarios. Es decir, no interviene en la lógica interna de los sistemas de la organización.
En cualquier empresa, los beneficios que pueda aportar RPA van a depender de la creatividad a la hora de implementar la automatización. En una pequeña empresa donde se realice una adopción correcta de RPA, podrá ayudarle por ejemplo, a competir contra una competencia mayor sin la necesidad de crecer en estructura.
Es clave tener en cuenta que el éxito de RPA en cualquier compañía depende también de qué tan creativos somos a la hora de combinar o integrar esta tecnología con los sistemas comerciales existentes. La Automatización Robótica de procesos no viene a resolver el 100% de los procesos, sólo busca automatizar aquellos procesos que los sistemas con los que hoy interactúa la organización no pueden hacerlo.
Vamos a aspectos concretos en los que RPA beneficia en particular a pequeñas y medianas empresas.
- Optimiza el uso de recursos
Si bien es algo que todos sabemos, es bueno mencionarlo, para lograr eficiencia en las operaciones comerciales, debemos eliminar al máximo el riesgo de errores. En las tareas manuales y complejas, este riesgo aumenta en forma significativa dado que las personas tienden al cansancio y/o aburrimiento realizando este tipo de tareas sobre todo en tiempos prolongados. Así como las tareas son repetitivas, de la misma forma suelen ser los errores. RPA puede utilizarse en este tipo de tareas, reduciendo por completo el riesgo de errores y liberando a las personas para que puedan aportar valor realizando otras actividades.
- Brinda flexibilidad a los procesos
La automatización robótica de procesos tiende a brindar flexibilidad en los procesos dentro de las operaciones comerciales. RPA en sí mismo es flexible en el sentido que podemos modificar su comportamiento siempre que sea necesario, con lo cual en consecuencia serán flexibles los procesos.
- Aporta eficiencia a los procesos de inicio a fin.
RPA en conjunto con las herramientas de flujo de procesos, son un factor de cambio en las empresas. A diferencia de lo que generalmente se cree de RPA y estas herramientas, ambas no son competencia entre sí, sino todo lo contrario, se complementan.
RPA está a la espera de una señal por parte de la herramienta de flujo de trabajo para realizar una tarea específica. Al recibir este mensaje, RPA lleva a cabo la tarea y retroalimenta el flujo de trabajo. Básicamente, RPA viene a automatizar aquellos puntos del proceso donde el sistema actual no lo cubre, logrando de esta forma un complemento exitoso con impacto directo en la eficiencia de los procesos de inicio a fin.
- Agenda tareas automatizadas.
Las herramientas de Automatización Robótica de procesos cuentan con la posibilidad de agendar las tareas para que puedan ser ejecutadas cuando sea necesario. Puede ser un evento puntual o que se repita periódicamente en los días y horarios que el proceso lo requiera. La ejecución puede darse sólo porque se cumplió el día u horario o también a partir de un disparador en particular como puede ser un correo electrónico. Las empresas pueden combinar ambas modalidades logrando asegurarse que se cumplan todas las tareas agendadas evitando el riesgo de que sean olvidadas.
- Implementación simple.
No requiere de una configuración compleja por parte de la empresa que lo adquiera, con lo cual se ahorra tiempo y costo. Las herramientas de RPA cuentan con su propia interfaz de usuario fácil de usar, sin requerir de conocimientos técnicos previos para poder utilizarlas.
- Empodera a los equipos.
Cuando los robots comienzan a realizar las tareas tediosas y las personas se liberan de estas últimas, comienzan a poder utilizar este tiempo para realizar tareas que aportan mayor valor. Está claro que la satisfacción de los empleados aumenta a medida que realizan tareas significativas que aportan valor a los objetivos de la organización.
- Gestión y Análisis de la información.
Con el análisis de datos en manos de robots, el riesgo de fuga de los mismos y análisis incorrectos disminuye. Siempre y cuando esté bien definido el alcance y configuración de la herramienta. La Automatización robótica de procesos también permite obtener datos de donde no era factible para las personas. Con lo cual, también existe un complemento entre las herramientas de RPA y las personas. Donde la automatización colabora con una recopilación de mayor alcance de datos para un análisis sofisticado que puede realizar una persona. Esta combinación, lleva a la posibilidad de tomar mejores decisiones en base a una mayor cantidad de datos y análisis de los mismos.
- Seguridad de la información.
Como lo comentamos anteriormente, RPA se integra fácilmente con otras soluciones como puede ser el caso de las herramientas para la seguridad de la información. Esto permite asegurarse que el robot no modifique las aplicaciones de la organización. Por otro lado, reduce el riesgo de accesos no autorizados a medida que la empresa comienza a involucrar al robot y diferentes funciones.
Anteriormente vimos algunas de las áreas en donde la Automatización Robótica de procesos aporta valor. Uno de los primeros pasos antes de abordar la implementación de RPA es identificar correctamente con qué procesos iniciar la automatización. Por ejemplo, no sólo porque las tareas tengan un alto volumen de transacciones deben automatizarse, también debe aportar valor la automatización de la misma. Si no hacemos una buena elección de los procesos por los que vamos a comenzar la automatización nos puede pasar que generemos un cuello de botella en algunos otros. Por ejemplo, si automatizamos la carga de formularios en atención al cliente, puede suceder que estos se acumulen más rápido de lo que el equipo de servicio puede resolver. De esta manera, si bien el objetivo era mejorar los procesos y en consecuencia la experiencia del cliente, seguramente no se logró al no poder responder a tiempo dada la cantidad de formularios cargados en un corto plazo. Por esto último, es fundamental un relevamiento de los procesos existentes y una posterior priorización antes de comenzar a automatizarlos.
Tipos de Automatización Robótica de procesos:
Para aclarar aún más el concepto de RPA, podemos diferenciar dos tipos de RPA. La categorización va a depender de si el proceso automatizado aún depende de la intervención o no de una persona.
- Automatización desatendida: Esto ocurre cuando un robot RPA puede, sin que una persona lo solicite, completar de inicio a fin un proceso. Esta modalidad es la que está directamente en línea con la misión de la tecnología de RPA, ya que no requiere interacción humana alguna, pero es importante destacar que esto se da siempre y cuando el proceso no sea extremadamente complejo.
- Automatización asistida: Este modelo significa que todavía se requiere de la intervención de una persona en puntos particulares del proceso. De todos modos el robot automatiza el resto de los pasos. En este modelo, las personas realizan las tareas que pueden ser demasiado complejas para el robot porque la naturaleza del proceso lo requiere y quedan en manos del robot las tareas manuales y repetitivas. Si bien esta es una forma menos alineada a la misión de RPA, de todas maneras trae beneficios en el ahorro de costos por otro lado libera a las personas para focalizarse como lo venimos comentando, en aquellas tareas que aportan valor agregado.
En conclusión RPA es un habilitador tecnológico que permite de forma práctica y no invasiva automatizar los procesos de la compañía. A través de robots de software, que imitan las acciones de las personas para realizar tareas cotidianas. De este modo, puede incrementar la productividad manteniendo intactas sus aplicaciones e infraestructura de IT.
